Om du driver ett företag är det sista du vill investera i dålig faktureringsprogramvara. Den är dock lika viktig som den andra programvaran du använder för att hantera dina dagliga uppgifter. Faktum är att det är bättre att investera i ett högkvalitativt bästa faktureringsprogram eftersom det kommer att öka ditt företags produktivitet och ge en högre avkastning på investeringen (ROI) genom att hjälpa dig att spara kostnader.

Vad behöver vi av ett faktureringssystem?

Systemet är helt enkelt en specificering av dina affärstransaktioner, antingen fakturor eller kvitton. Det hjälper dig att registrera detaljerna om finansiella transaktioner inom ett företag. Du kan använda den för att skriva ut fakturor, hantera utgifter, generera rapporter etc. Med rätt funktioner och funktioner i fakturageneratorverktyget kan du spara tid genom att automatisera dina faktureringsprocesser.

Innan du väljer den bästa faktureringsmjukvaran finns det några nyckelfunktioner som du måste tänka på:

  1. Datasäkerhet – Se till att faktureringsprogrammet har rätt säkerhetsfunktioner för att skydda din data från hackare och cybertjuvar. Fakturageneratorn kan utformas med IP-vitlistning, SSL-kryptering och multifaktorautentisering för att säkerställa att informationen och data är säkra och säkra.
  2. Fakturadesign – Du kan välja mellan en tredje parts fakturagenerator eller att använda de inbyggda mallarna med ditt faktureringssystem. Fakturamallen ska vara ren och professionell, vilket gör det enkelt för kunderna att förstå vad de behöver betala för.
  3. Tidsspårning – Systemet bör ha en inbyggd tidsspårare som hjälper dig att hålla reda på alla dina anställdas timmar, få exakta uppskattningar för projekt och få de fakturerbara priserna snabbt. Med tidsspårningsfunktionen inkluderad kan du säkerställa att dina fakturor stämmer över antalet arbetstimmar.
  4. Betalningsspårning – Detta är en viktig funktion som hjälper dig att spåra betalningar som görs av kunder för att stämma av detta med dina kontoböcker. Den bästa faktureringsmjukvaran kommer att ha en betalningspåminnelse som skickar automatiska e-postpåminnelser till dina kunder när de är sena med att göra betalningar.
  5. Rapportering – Ett bra faktureringssystem bör ha förmågan att generera rapporter och instrumentpaneler i realtid och skicka dem till dina chefer eller teammedlemmar för vidare åtgärder. Du kan också använda rapporteringsfunktionen för att skapa professionella finansiella dokument som fakturor, utdrag och redovisningsrapporter.
  6. Flera användare – Du måste skaffa ett faktureringssystem som har fleranvändarfunktioner. Detta hjälper dig att hantera ditt företags faktureringsprocesser och upprätthålla korrekta finansiella register över alla avdelningar.
  7. Kundhantering – Det bästa faktureringssystemet bör också ha förmågan att hantera kundinformation som kontaktuppgifter, upptagna fakturor, betalningshistorik och utestående saldon automatiskt. Ditt faktureringssystem bör tillåta dig att synkronisera kundinformationen med ditt bokföringsprogram eller CRM.
  8. Anpassning – Faktureringssystemet du väljer bör tillåta dig att anpassa fakturorna med dina företagsuppgifter, logotyp och kontaktinformation. Du kan också anpassa e-postmallarna som används för att skicka aviseringar eller betalningspåminnelser till dina kunder.

Allt som allt, innan du börjar handla efter det bästa faktureringssystemet, se till att du förstår dina affärsbehov först. Sedan kan du helt enkelt diskutera det med din revisor eller bokförare innan du vidtar ytterligare åtgärder. Med rätt programvara kommer du att kunna förbättra produktiviteten och förbättra kundupplevelsen.